Kỹ năng làm việc nhóm
Trong thời đại ngày nay, khi khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển thì yêu cầu làm việc theo nhóm là cần thiết hơn bao giờ hết. Đơn giản vì không ai là hoàn hảo, làm việc theo nhóm sẽ tập trung những mặt mạnh của từng người và bổ sung cho nhau. Hơn nữa, chẳng ai có thể cáng đáng hết mọi việc. Người phương Tây luôn xem công việc và bạn bè khác nhau do đó trong khi làm việc rất thoải mái. Tuy nhiên, không khí làm việc khá căng thẳng đôi khi mâu thuẩn với nhau gay gắt do họ rất coi trọng cá nhân.
I.KHÁI NIỆM NHÓM
1.Định nghĩa:
Nhóm là tập hợp những cá nhân thoả 4 yếu tố sau
- Có từ 2 thành viên trở lên
- Có thời gian làm việc chung nhau nhất định
- Cùng chia sẻ hay thực hiện chung 1 nhiệm vụ hay 1 kế hoạch để đạt đến các
mục tiêu của nhóm kỳ vọng.
- Hoạt động theo những quy định chung của nhóm.
2. Vai trò và hiệu quả của nhóm
- Họat động nhóm mang lại những kết quả tốt mà từng cá nhân không thể
làm đựoc hay làm được mà hiệu qua không cao.
- Hoạt động nhóm cho phép những cá nhân nhỏ lẻ vượt qua những cản trở của
cá nhân, xã hội để hoàn thành được các mục tiêu cao hơn. Đồng thời
kéo theo sự phát triển cho các thành viên khác cùng tham gia nhóm
- Việc hợp tác của một nhóm nhỏ các thành viên trong cơ quan, công ty, hay xã hội tạo tiền đè để phát triển tốt các nhóm nhỏ khác xung quanh cộng đồng. Vì
các nhóm phát triển sau học hỏi những kinh nghiệm từ nhóm ban đầu.
Ghi Chú – Số thành viên tốt nhất trong các hoạt động kinh tế xã hội thông thường là 4- 15 người.
- Nhóm quá ít thành viên sẽ không phát huy được hiệu quả của nhóm vì không
có nhiều người đóng góp ý kiến hay thực hiện công việc.
- Nhóm quá đông sẽ khó đạt được những thống nhất cao trong hoạt động, do
trong nhóm có nhiều người khác nhau có ý kiến, quan điểm khác nhau.
I.TẠI SAO NÊN LÀM VIỆC NHÓM
1. Lợi ích của nhóm
- Tận dụng năng khiếu, kỹ năng, khả năng của từng thành viên thành sức mạnh tập thể
- Ảnh hưởng của nhóm giúp thay đổi hành vi, thái độ cá nhân theo chiều hướng tốt
- Nhìn/xem xét/giải quyết vấn đề sâu/rộng/toàn diện hơn, do có nhiều thành viên khác nhau, có kinh nghiệm và kiến thức khác.
- Nhiều thành viên sẽ giúp đỡ được một cá nhân trong nhóm khấc phục những khó khăn đang gặp phải.
2. Những thuận lợi cưa làm việc nhóm
- Chia sẽ/học hỏi nhau những kinh nghiệm làm việc, kinh nghiệm sống và kinh
Nghiệm xã hội.
- Nhóm là nơi hỗ trợ nhau để giải quyết các vấn đề khó khăn của từng cá nhân,
giúp từng cá nhân phát triển đồng thời đạt tốt các mục tiêu chung của nhóm.
- Thái độ, cảm xúc, hành vi của cá nhân có thể thay đổi theo chiều hướng tôt trong bối cảnh nhóm do yêu cầu công việc vai trò của thành viên. Sau thời gian tham gia hoạt động nhóm, từng thành viên cảm thấy hộ tự “ lớn lên” ở nhiều mặt, kinh nghiệm, kiến thức, hay kỹ năng.
Ví dụ: Phát biểu trước đám đông không còn run, học được cách quản lý thời gian.
- Trong một nhóm, mỗi thành viên là một người giúp đỡ tiềm năng hay là “một
thiên tài nằm trong lá ủ”. Mỗi người là một nhân tài, nếu môi trường hoạt động
của nhóm thích hợp với từng cá nhân, sẽ tạo động lực tốt cho từng cá nhân hoạt
động, suy nghĩ và làm việc. Kết qủa đạt được sẽ tốt hơn nhiều so với từng cá
nhân.
- Môi trừong nhóm thích hợp là yếu tố quan trọng tạo sự “hưng phấn” trong công việc và suy nghĩ cho mọi thành viên.
3. Những bất lợi của làm việc nhóm
- Nhóm cần có sự tổ chức chặt chẽ hơn cá nhân như: đóng quỹ, xây dựng nội quy, trang thiết bị, thời gian làm việc chung…..Nên một số cá nhân sẽ cảm thấy bị ràng buộc trong một số hoàn cảnh.
Ví dụ:
+ Họp nhóm lúc 7g30 tối, đúng vào thời điểm bạn muốn xem chương trình thời
sự của đài truyền hình Việt Nam, một chương trình mà bạn thích nhất.
+ Phải đóng quỹ hoạt động, tốn tiền.
- Đôi khi cá nhân phải hy sinh những lợi ích, ham muốn và sở thích cá nhân vì
nhóm. Trong khi thảo luận/ phân chia công việc sẽ có một số cá nhân phải “hy
sinh” một phần cá nhân về lợi ích kinh tế, xã hội hay ham muốn để thực hiện các mục tiêu chung của nhóm.
Ví dụ:
+ Bạn muốn đi ăn vịt nấu chao vào buổi liên hoan cuối tuần, nhưng đa phần
các thành viên lại đề nghị đi ăn lẩu hải sản. Bạn phải chấp nhận đi ăn lẩu hải sản
mà không được ăn món sở trường là vịt nấu chao.
+ Công ty phân công cả nhóm đi công tác tất cả các huyện trong tỉnh An
Giang bằng xe gắn máy. Không ai chịu đi huyện An Phú, vì phải qua phà và đi xa. Nhưng bạn bốc thăm trúng huyện An Phú, bạn phải đi huyện An Phú, xa hơn các bạn khác.
- Một số cá nhân sẽ miễn cưỡng chấp nhận ý kiến nhóm, khi trong nhóm có sự
phân chia bè phái tiêu cực. Trong thực tế, những nhóm quản lý không tốt, sẽ hình thành các bè phái trong nhóm, nhất là các nhóm làm việc liên quan đến kinh tế, tiền bạc , hay chức vụ… Khi biểu quyết, ý kiến được chấp thuận cho cả nhóm là ý kiến của nhóm nào có đông thành viên hơn trong bè phái. Nên mặc dù quyết định đưa ra gọi là quyết định nhóm, nhưng thực chất đó là quyết định của một số đông người trong nhóm mà thôi.
- Các vấn đề riêng tư cá nhân thường dễ bị tiết lộ trong nhóm, gây nên những chuyện không hay trong quan hệ, xử sư lẫn nhau trong nhóm. Do hiểu thông tin lẫn nhau không rõ, mất cân đối, nên một số thành viên thường tiết lộ một số thông tin cá nhân không cần thiết cho các nhóm viên, nhưng không ngờ nhóm viên này lại dùng những thông tin trên vào mục đích không lành mạnh.
- Một số cá nhân sẽ thiệt thòi khi họ “quá hiền” hay khi nhóm trưởng không có sự quan tâm hết các thành viên hay khi nhóm quá đông thành viên. Trong thực tế, có những cá nhân do có địa vị xã hội thấp hơn những cá nhân khác, hay do bản tính hiền, ít nói, hay có tính dễ dàng chấp nhận “ ai sao tôi vậy”…. Họ thường không dám đưa ra ý kiến hay không đưa ra ý kiến.
Ghi chú
- Có nhiều dạng nhóm khác nhau.
- Mỗi nhóm có những thuận lợi và khó khăn riêng.
- Nhóm khác nhau vê mục tiêu sẽ có những hoạt động khác nhau.
III.TIỀM HIỂU NHAU – CHẤP NHẬN NHAU
1. Tìm hiểu nhau
Tìm hiểu nhau là giai đọan các thành viên trong nhóm tìm những thông tin của tất cả các thành viên trong nhóm, tạo sự gần gủi nhau trong công việc, tạo sự dễ dàng trong liên lạc…nhằm đạt được mục tiêu chung của nhóm.
Ví dụ: Tìm hiểu về cá tính của thành viên, động cơ hợp tác, nghề nghiệp, kinh
nghiệm bản thân, hôn nhân, tình yêu, tôn giáo, quan niệm, số nhà, số điện thoại,
email….
2. Những thông tin cần chú ý khi tìm hiểu nhóm
- Nhóm gì? Xác định mục tiêu/tiêu chí, hoạt động chính của nhóm này làm gì
Ví dụ: Nhóm phát triển sản phẩm mới, nhóm nghiên cứu thị trường, nhóm học tập, nhóm nấu ăn, nhóm du lịch, nhóm sống vui, nhóm Nokia, nhóm @......
- Thành viên của nhóm là ai?: Tìm hiểu các thông tin chung về các thành viên
như: giới tính, tuổi, học vấn, trình độ chuyên môn, tôn giáo, cá tính……
- Các quy định, nội quy nhóm: Tìm hiểu các quy định chung của nhóm như: Số
lượng thành viên, nguyên tắc hoạt động, nguyên tắc đóng góp quỹ, thời gian họp và làm việc chung.
- Mục tiêu cần đạt được của nhóm: Mục tiêu chung của nhóm cần đạt được là gì? Để đạt được các mục tiêu đó, đòi hỏi những điều kiện về tài chính, kỹ năng, kinh nghiệm gì?....
- Các thông tin cá nhân như: ngày sinh nhật, ngày cưới, những ngày quan trọng
trong gia đình, so thích cá nhân…..
- Quan điểm của nhóm là gì?
- Phương thức hoạt động của nhóm cơ cấu, vai trò, trách nhiệm, mối quan hệ bên trong và bên ngoài nhóm, các hoạt động nào được sử dụng, cách thức tổ chức…
3. Chấp nhận nhau
- Mỗi cá nhân điều có mặt mạnh/yếu, hay/dỡ khác nhau. Nên chúng ta không nên cầu toàn mà phải chấp nhận nhau. Đừng quá quan tâm đến cá tính của người khác, chỉ nên quan tâm đến mục tiêu hoạt động của nhóm
- Nên chú trọng vào điểm mạnh của người khác để hợp tác và làm việc. Không
nên nhìn vào các khuyết điểm và hạn chế về một cá nhân trong nhóm mà quên đi mục tiêu chung của nhóm.
- Nên quan tâm vào mục tiêu chinh khi tham gia nhóm là gì. Không nên quá quan tâm về tín ngưỡng, tôn giáo, quan niệm, hay lòng tin của một cá nhân trong nhóm.
4. Các giai đoạn phát triển của nhóm :
Trong quá trình phát triển của mỗi nhóm thường có 5giai đọan
4.1 Giai đoạn thành lập : Giai đoạn tìm hiểu, thăm dò nhau.
- Giai đọan này mọi thành viên trong nhóm điều mới biết nhau hay mới làm việc chung với nhau. Những thông tin mà người này biết về người kia thường không đầy đủ, đang trong quá trình cập nhật.
- Đây là giai đoạn mọi thành viên trong nhóm thăm dò nhau, đánh giá khả năng
của nhau. Các thành viên thường tìm thông tin của các cá nhân khác và so sánh
với chính bản thân mình, từ đó tìm ra các phương thức hoạt động cụ thể.
Chú ý: Đây cũng là giai đoạn các thành viên cần được sự giải thích rõ ràng về các quy định, nội quy nhóm và các tình hình khác trong nhóm.
4.2 Giai đọan “bão táp”: Giai đọan cạnh tranh, xác định vị trí của từng cá nhân
trong nhóm.
- Đây là giai đọan mọi thành viên trong nhóm tìm mọi cách đẻ thể hiện khả năng tốt nhất, nổi trội nhất của mình với các thành viên.
- Đây là giai đọan dễ phát sinh bè phái, những nhóm nhỏ trong nhóm hay một số cá nhân sử dụng “nhiều cách thức” khác nhau để đạt được các ý đồ, mục đích mà từng cá nhân mong muốn.
- Nếu sự cạnh tranh này mang tính chuyên môn thì nhóm sẽ phát triển tốt, vì sau
sự cạnh tranh, nhóm sẽ phân công được các thành viên “đúng người, đúng việc”.
Ví dụ:Có 2 người đều muốn dạy môn “kỹ năng giao tiếp” cả hai người đều trình
bày các ý tưởng đề cương giảng dạy cho các thành viên khác đánh giá, cuối cùng cả nhóm sẽ chọn được người nào tốt hơn để d ạy môn kỹ năng giao tiếp.
- Nếu sự cạnh tranh mang tính cá nhân, không lành mạnh, trong nhóm sẽ xuất hiện mâu thuẫn, gây nên những tư tưởng bất mãn trong nhóm.
Ví dụ: Nhóm được thưởng 1 suất đi du lịch Thailand trong 3 ngày. Một số cá nhân bắt đầu mang quà cáp, hay tìm cách tiếp cận nhóm trưởng để xin được nhận suất du lịch, trong khi suất du lịch đó đáng lẽ dành cho 1 cá nhân khác xuất sắc hơn.
4.3 Giai đọan ổn định: Giai đọan chấp nhận sự khác biệt của nhau, môi trường
thay đổi.
- Các thành viên tìm hiểu nhau ở mức độ sâu hơn, hiểu nhau về cá tính và khả năng.
- Cá nhân xuất sắc sẽ tìm cách vươn lên để khẳng định mình trong nhóm bằng
những khả năng, kỹ năng, hay kinh nghiệm nhằm mục đích đóng góp cho sự phát triển chung của nhóm.
- Cá nhân yếu, sẽ tự rút lui trong các cuộc tranh chấp khẳng định vs thể, họ tự tìm cho mình mộ hướng đi mới, một lĩnh vực mới trong nhóm.
- Giai đoạn này nhóm đôi khi phải thay đổi các phương pháp để đạt mục tiêu cho phù hợp với tình hình mới, vì có nhiều thành viên mới thể hiện những khả năng mới và cách làm hay giúp cả nhóm đạt được mục tiêu dễ hơn những phương pháp trước đây.
4.4.Giai đọan trưởng thành: Giai đọan chia sẽ lãnh đạo và trách nhiêkm.
- Từng cá nhân trong nhóm có “chỗ đứng” thích hợp. Hiểu nhau sâu sắc hơn, quen dần với công việc, sự phối hợp nhau nhịp nhàng hơn, nên kết quả công việc được giải quyết nhanh, gọn, hiẹu quả cao.
- Có sự hình thành thứ bậc, ngôi vị trong nhóm.
- Các thành viên học hỏi được nhiều kinh nghiệm mới từ thực tiển công việc hay từ kinh nghiệm của các thành viên.
4.5 Giai đọan kết thúc : Khi các mục tiêu của nhóm đã đạt.
- Cả nhóm cùng vựot qua các khó khăn để đạt các mục tiêu đề ra.
Ví dụ: Hoàn thành xong chiến lược tiếp thị khô cá tra phồng tới các nhà hàng trên địa bàn thành phố Long Xuyên.
- Cả nhóm cùng nhau nhìn lại các hoạt động trong thời gian qua, tự mỗi cá nhân
rút ra cho mình một bài học kinh nghiệm mới.
IV. KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM VỚI NHIỀU NGƯỜI KHÁC NHAU VỀ TUỔI, GIỚI TÍNH, VĂN HOÁ, NGHỀ NGHIỆP….
M&c
1. Lý thuyết JOHARI trong hoạt động nhóm hay cửa sổ JOHARI
Cửa sổ JOHARI được đặt tên bởi 2 nhà phát minh JOSHEPH LUFT và HARRY INGHAM. Họ đã nghiên cứu và kết luận rằng: mỗi cá nhân, mỗi con người được chia thành 4 vùng hay còn gọi là 4 cửa s
- Vùng chung hay vùng mở
- Vùng mật hay vùng kín
- Vùng mù hay vùng ngạt
- Vùng tối hay vùng tương lai
1.1 Vùng chung
Vùng chung hay còn gọi là vùng mở, vùng công khai. Đây là vùng quen thuộc đối với bạn và với nhữung người khác. Các cách ứng xử được bộc lộ trong vùng này là những gì mà bản thân bạn và những người xung quanh bạn điều quen thuộc và biết đến.
Ví dụ: Tôi biết bạn là nữ, hay thích mặc áo màu hồng, thích đi uống café một mình..
1.2 Vùng mậ: Hay còn gọi là vùng kín. Vùng này là nơi người ta giữ những điều bí mật về bản thân mình mà người khác không thể biết được.
Ví dw: bạn không hề tiết lộ bạn đã yêu mấy lần trước khi có gia đình.
1.3 Vùng mù: Hay còn gọi là vùng ngạt. Đây là vùng về bản thân mình mà chính mình lại không hề biết. Vùng này vẫn còn khó thấy đối với bạn vì những người thấy được vùng này muốn nói cho bạn biết nhưng lại sợ b ạn mất lòng.
Ví dụ: Bạn nói chuyện không lịch sự, bạn cáu gắt lúc căng thẳng, bạn hay nói xấu một người khác với một người thứ ba…
1.4 Vùng tối: Đây là vùng trong đó bẩn thân bạn và những người xung quanh điều không nhận biết được nhưng trong vùng này có nhiều khả năng và năng khiếu chưa được biết đến hoặc chưa được phát hẹbn. Nhiều người thích gọi vùng này là vùng tương lai.
2. ý nghĩa
2.1. Khi mới tham gia nhóm, bạn cũng như những thành viên khác sẽ có 4 vùng
giống như sơ đồ trên. Tuy nhiên, phạm vi của các vùng này sẽ bị thay đổi bạn thể hiện các khả năng cởi mở, bộc lộ về vùng mật của mình. Tương tự, khi nhận được các thông tin phản hồi từ người khác. Vùng mù sẽ giảm à vùng mở sẽ tăng trong bạn. Qua thời gian, bạn và các thành viên trong nhóm sẽ có nhiều
thông tin nhau hơn. Lúc này vùng mù và vùng tối sẽ giảm và vùng mở sẽ tăng lên. Đây là giai đoạn mà mỗi cá nhân tham gia nhóm phải rèn luyện ddeerddatj được.
2.2. Cố gắng khai thác và mở rộng thông tin của vùng Mù, Vùng Tối và Vùng Mật. Dùng các kỹ năng cá nhân để khai thác, tìm hiểu thông tin của 3 vùng trên, bạn sẽ hiểu nhiều hơn về các bạn trong nhóm, và hiểu chính bản thân bạn, từ đó mình hình thành nên cách quan hệ đối xữ với những thành viên khác tron nhóm.
3. Những kỹ năng khác
- Không phản ứng quá nhanh, hãy dành thời gian để tìm hiểu nhóm sau đó đề ra cách ứng xữ.
- Một số ngươi lớn tuổi vẫn còn quan điẻm “người nhỏ tuổi phả lắng nghe người lớn tuổi hơn”. Đối với những trường hợp này, bạn phải khéo léo để làm việc và hợp tác.
- Chỉ tập trung vào thảo luận những chủ đè mà nhóm đã đưa ra, tránh tranh luận các quan điiểmm về tôn giáo, tín ngưỡng.
- Hiểu rõ khả năng, kỹ năng và kinh nghiệm của từng người và tận dụng các khả
năng, kỹ năng đó trong nhóm. Tránh hỏi vào những lĩnh vực mà người khác không có chuyên môn.
V. KỸ NĂNG XÂY DỰNG NHÓM VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG NHÓM
1. Thành lập và xây dựng nhóm
Nếu tất cả các thành viên trong nhóm có cùng 1 mục tiêu hợp tác thì mức độ thành công, mức độ giải quyết công việc của nhóm sẽ đạt hiệu quả cao. Vì vạy bước ban đầu xây dưng nhóm rất quan trọng
4 bước chú ý khi thành lập và xây dựng nhóm
1.1 Xác định nhu cầu/động lực lầm việc nhóm
Thông thường khi đề xuất thành lập nhóm, sẽ có nhiều người muốn tham gia. Tuy nhiên khi xem xét lại các tiêu chí hoạt độn g mà nhóm đưa ra, một số cá nhân sẽ không “đạt chuẩn ‘ tham gia. Chúng ta nên loại trừ những thành viên này ra khỏi nhóm từ ban đầu , để đảm bảo cho sự hoạt ddoonhj tôt của nhóm sau này.
- Tự đánh giá bản thân xem có thỏa các mục đích, tiêu chí, quy định hoạt động của nhóm hay không. Nếu bản thân ta có cùng mục tiêu, sở thích như trên thì tham gia nhóm sẽ giúp bản thân và nhóm cùng phát triển.
_Đối với nhóm sinh viên:
+ Xác định động cơ tham gia vào nhóm của từng nhóm viên là gì? Họ tìm hiểu các nội quy, yêu cầu, tiêu chí của nhóm hay không? Họ tham gia nhóm vì bị bắt buộc hay xuất phát từ động cơ cùng hợp tác và phát triển.
+ Xác định mục đích chính khi tham gia nhóm của từng nhóm viên:
1.2 Lựa chọn những cá nhân có tiềm năng hợp tác và có nhu cầu hợp tác thật sự
- Giải thích rõ mục tiêu, quy đjnh, nội dung, phương hướng hoạt động… của nhóm cho từng thành viên, để nhốm có tiêu chí lựa cọm đúng đắn người nhằm đảm bảo chất lượng hoạt động cho nhóm.
- Nêu rõ các qui định chung của nhóm như: số lượng người tham gia, các đóng gópkhi tham gia, các đòi hỏi về kỹ văng và khả năng khi tham gia…
- Tiếp xúc từng cá nhân để nắm thêm các thông tin mới
- Tiến hành sàng lọc danh sách các cá nhân chuẩn bị thành lập nhóm
1.3 Chuẩn bị thành lập nhóm
Đây là bước quan trong quyết định hiệu quả hoạt động của nhóm, nếu chuẩn bị tốt, chúng ta sẽ chọn ra các thành viên đúng thao yêu cầu chung của nhóm và chuẩn bị các công việc cụ thể cho ngày ra mắt nhóm.
Các công việc cần làm
- Tổ chức buổi gặp gỡ chung tất cả các thành viên nhằm mục đích
+ Thông báo nội dung và mục đích của buổi họp, đưa ra các công việc cần giải quyết trong buổi họp
+ Thảo luận và giải thích những vấn đề chưa rõ cho thành viên
+Điều chỉnh các nội quy, quy định, mục tiêu hay kế hoạch hoạt động cho phù hợp với nhiều thành viên.
+ Đưa ra các tiêu chí để lựa chhonj nhóm trưởng hay các chức danh khác và nhiệm vụ của họ.
+ Thảo luận các nghi thức hay công việc của buổi thành lập nhóm
+ Làm các báo cáo cho người, cơ quan có thẩm quyền
1.4 Thành lập nhóm
Các công việc cần làm
- Mời một vài cá nhân ngoài nhóm tham gia với tư cách là nhân chứng, hay người chứng giám cho sự ra đời của nhóm
- Thông qua các điều lệ, nôi quy, yêu cầu, nhiệm vụ cuẩ nhóm
- Thông báo các chức danh
2. Nâng cao hiệu quả hoạt động nhóm
Có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả họa động của nhóm. Mỗi yếu tố đếu có một vai trò quan trọng nhât định, tùy theo tình huống mà chuung ta sử dụng các công cụ sau
2.1 Xây dựng nôi quy nhóm
- Thời gian bắt đầu và kết thúc buổi
- Địa điểm họp
- Quy luật nói và nghe
- Quy định về phát biểu, đóng góp ý kiến
- Quy định về nhiệm vụ,quyền hạn của các chức danh trong nhóm
- Các quy định hưởng/phạt, khen thưởng/kỷ luật trong nhóm.
2.2 Vai trò và khả năng của nhóm trưởng
Nếu nhóm trưởng có các kỹ năng sau, thì hiệu quả hoạt động của nhóm sẽ cao
- Khuyến khích sự bộc lộ tự do và có ý nghĩa của nhóm viên
- Giúp nhóm giải quyết mâu thuẫn
- Giúp nhóm ra những quyết định phục vụ cho mục tiêu chung
- Giúp nhóm tham gia mạnh vào các hoạt động chung
- Duy trì khuyến khích sự thảo luạn vào các mục tiêu
- Giúp nhóm lường trước hậu quả của các lựa chọn khác nhau.
- Đối xử công bằng với các thành viên
2.3 Sự tham gia tích cực của nhóm viên
“ Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao” (Ca dao)
Câu ca dao nói lên sức mạnh của tập thể khi có sự kết của từng cá nhân riêng lẻ. Nếu từng cá nhân tham gia tích cực vào các hoạt động và công việc của nhóm thì hiệu quả hoạt động của nhóm càng cao.
2.4 Sự quan tâm giúp đỡ của các tác nhân bên ngoài
Chính quyền địa phương, lãnh đạo công ty, hay 1 tổ chức bên ngoài địa phương
quan tâm, hỗ trợ, chỉ đạo,động viên, hiệu quả hoạt động nhóm sẽ cao.
2.5 Hiệu quả hoạt động của nhóm còn phụ thuộc vào 3 yếu tố: Nội dung hoạt động của nhóm, phương páp thực hiện và vai trò của gười chủ tọa
VI.QUẢN LÝ CÁ NHÂN ĐỂ HÒA NHẬP NHÓM
1. Quản lý thời gian
- Đến đúng hẹn trong các buối làm việc nhóm. Đến đúng giờ hẹn sẽ làm cho mọi thành viên trong nhóm đảm bảo được ké hoạch hoạt đọng của nhóm.
- Có nhiều cách để làm cho bạn “ đúng giờ” như: đặt đồng hồ báo thức, đi sớm hơn giờ hẹn 5 phút, vặn đồng hồ cá nhân sớm hơn 5 phút …
2. Quản lý cá tính
- Một số cá tính của bạn sẽ ảnh hưởng không tốt đến các thành viên khác như:
căng thẳng lúc áp lực công việc cao, hay cao gắt, nói chuyện lớn tiếng, không quan tâm đến người khác, thường nói về một người khác với người thứ 3…. Bạn nên nhìn ra các cá tính của mình và biết tự kiềm chế đúng lúc.
VII. KỸ NĂNG ĐIỀU HÀNH BUỔI HỌP NHÓM
- Chủ tọa của buổi họp ( người điều hành buổi họp) phải làm sao khuyến khích động viên mọi người cùng tham gia vào hoạt động nhóm.
- Facilitator cần có những năng khiếu nhất định để khuyến khích sự tham gia đóng góp ý kiến của các nhóm viên.
- Facilitator có thể dùng cách kể chuyện hay các kinh nghiệm bên ngoài để kể cho nhóm nghe nhằm khuyến khích nhóm tham gia vào buổi họp.
- Facilitator là người nêu câu hỏi và hướng dẫn mọi thành viên thảo luận và đóng góp ý kiến giải quyết các vấn đề chung của nhóm.
- Facilitator tạo không khí vui vẻ, bình đẳng, thân thiện với mọi thành viên
- Biết khuyến khích, động viên khen ngợi nhóm viên một cách đúng lúc
- Là người đua ra các kỹ thuật để hướng dẫn nhóm đi đến quyết định chung
mang tính khoa học.
- Có kỹ năng quan sát tốt để phát hiện ra ai là người nói trong nhóm? Ai là
Người chua có cơ hội nói? Ai đang nói cho ai nghe?- Ai dang bị” bỏ rơi”, “bên
ngoài” cuộc họp
- Đánh giá tóm tắt các kết quả đạt đươch từ buôi họp
2. Các ứng xử với những người có tính cách khác nhau
2.1Trầm lặng
Người trầm lặng thường hay tự ti, có rào cản tâm lý, vì vậy người bạn cần tiếp thêm lực để vượt qua rào cản tâm lý để hòa nhập cùng bạn bằng cách:
- Tạo cơ hội để hòa nhập
- Động viên
- Gặp gỡ, trao đổi thêm lúc giải lao
2.2 Nói nhiều:
Đối với những người nói nhiều bạn nên:
- Chọn lúc thích hợp để dừng họ lại. Thừa nhận đã được lĩnh hội.
- Yêu cầu nhắc lại tiêu chuẩn: cô đọng, xúc tích, trong nội quy nhóm
- Quy định nội dung phát biểu( tối đa là bao nhiêu phút)
- Liệt kê những người đã phát biểu bao nhiêu lần.
- Nhấn mạnh nguyên tắc học của người lớn là cả cho và nhận
- Giao nhiệm vụ lắng nghe ý kiến của bạn.
2.3 Nhà thông thái (cái gì cũng biết)
Đối với những người có tính cách này, bạn nên:
- Thừa nhận vai trò đó nhưng vẫn phải nhấn mạnh “đãi cát tìm vàng”.
- Thừa nhận nhưng phải chỉ ra những điiều cần bổ sung.
- Chia thành các nhóm và các nhóm có thể phát biểu theo thứ tự.
- Bạn cần chú ý tránh sự độc thoại giữa bạn và một số thành viên
2.4 Người thích đùa tếu:
Đối với người có tính cách này bạn
- Có sự phân loại là vô tư hay có ẩn ý gì?
- Thừa nhận chuyện vui mang lại không khí trong cả nhóm.
- Không nên cắt ngay câu chuyện.
- Tìm lúc thích hợp để chuyển chủ đề.
- Không nên biểu hiện thái độ bực dọc, khó chịu.
- Dùng câu chuyện hài hước, hóm hỉnh khác để giải quyết vấn đề.
2. 5 Người hay phủ định:
Đối với những người có tính cách này, bạn nên:
- Có thái độ khách quan
- Phải phân tích cụ thể, đúng sai, nguyên nhân của vấn đề.
- Thu hút người đó vào để phân tích điểm mạnh, điểm yếu.
2.6 Người hay công kích:
Đối với những người có tính cách này, bạn nên:
- Có thái độ thông cảm với tâm trạng của người đó
- Xác định thừa nhận nội dung vấn đề, nếu đó là vấn đề đúng.
- Yêu cầu họ giải thích thêm về ý kiến đó.
- Đề nghị mọi người phát biểu, bổ xung thêm quan điểm của mình.
- Không nên lao vào cuộc bảo vệ quan điểm của mình.
2.7 Người tích cực:
Đối với những người có tính cách này, bạn nên:
- Không tỏ ra quá ưu ái người đó.
- Giao một số nhiệm vụ phù hợp.
- Gợi ý cho đối tượng đó phát biểu trước.
- Hãy nêu ví dụ cụ thể.
VIII. KỸ NĂNG LẮNG NGHE VÀ TRUYỀN ĐẠT THÔNG TIN
1.Kỹ năng lắng nghe
1.1 Lắng nghe bằng đôi mắt của mình.
Cũng như việc lắng nghe đôi tai – hãy biết lắng nghe bằng đôi mắt. Hành động có ý nghĩa nhiều hơn là lời nói. Bạn hãy cố gắng nhớ lại thông điệp đã được chuyển tải như thế nào bằng ngôn ngữ
1.2 Lặng nghe có sự cảm thông: là phản ánh lại những điều mình nghe, quan sát và cảm nhận được từ lời nói.
Một người lắng nghe tốt là người biết chủ động tham gia. Lắng nghe có sự cảm thông còn là lắng nghe có đáp ứng phản hôi nhằm cũng cố lại thông tin vào thời điểm cần thiết. Đều này giúp người nói chú ý đến cảm xúc, điệu bộ của họ và làm họ được hiểu
1.3 Nắm vững nội dung của người nói
- Đặt câu hỏi lại người nói để đảm bảo mình hiểu đúng
- Tập trung
1.4 Tiên đoán nhưng gì người nói muốn nói. Cố gắng đoán ý chính của gười nói tiếp sau đó là gì?
_ Người ấy đang muốn nói gì đây?
_ Người ấy muốn mình hiếu cái gì đây?
_ Người này muốn mình làm gì đây?
Nếu việc dự đoán của bạn là đúng thì bạn thắng lợi rồi đấy. Nếu dự đoán của bạn là sai, bạn có thể so sánh những gì bạn đoán với thực tế quan điểm của người kia và bạn bám vào mục tiêu. Tiến trình này là một kỹ thuật lắng nghe bằng so sánh và tự bạn.
1. 5 Làm sáng tỏ điều nghe được
Đặc câu hỏi cho người nói để chắc chắn là mình hiểu đúng ý họ.
Liên hệ những gì mà người nói đã nói trong mối liên hệ với những gì người ta đang nói. Một người lắng nghe giỏi thường xuyên làm sáng tỏ những gì vừa nói với những gì đã nói.
1.6 Khuyến khích người nói:
- Thể hiện cho người nói biết là mình đang lắng nghe bằng thái độ, từ ngữ, cử chỉ phụ họa thích hợp .
- Đặt những câu hỏi hợp lý để nắm thêm thông tin vừa chứng minh bạn đang nghe người nói.
2. Kỹ năng truyền đạt thông tin:
- Truyền đạt thông tin là quá trình nói lại những điều mình nghe thể hiện bằng lời nói để giúp các thành viên khác trong nhóm hiểu rõ các thông tin mà mình đang nắm.
- Nói lại điều mình đang nghe bằng lời nói của mình để cung cáp thông tin cho thành viên và chứng toe mình hiểu vấn đề. Điều này tạo cơ hội cho người đó yên tâm về thông tin được phát ra và người nghe khác an tâm là họ nhận đúng thông tin từ bạn.
2.1 Các kỹ năng cần chú ý khi truyền đạt thông tin
- Nói to, rõ ràng, có sức thuyết phục
- Giao tiếp bằng mắt với người nghe.
- Nói ngắn gọn, tập trung vào chủ đề.
- Liên hệ với kinh nghiệm sẵn có của người nghe.
- Chuẩn bị dàn ý cho bài nói của mình.
- Lắng nghe ý kiến phản hồi của người nghe.
- Chú ý phản ứng của người nghe.
IX. MÂU THUẪN , XUNG ĐỘT VÀ CÁCH GIẢI QUYẾT MÂU THUÃN , XUNG ĐỘT TRONG NHÓM:
1. Mâu thuẫn, xung đột:
- Xung đột và mâu thuẫn trong nhóm xảy ra khi có sự bất bình đẳng về các quyền lợi, cơ hội, hay các thông tin không trung thực, thông tin bị thiếu…
- Khi xung đột xảy ra, nó sẽ kiềm hãm sự phát triển của nhóm và nhóm có nguy cơ tan rã, mục tiêu của nhóm không đạt được.
- Có những mâu thuẩn của nhóm được thể hiện ra ngoài bằng cử chỉ, hành động cụ thể. Tuy nhiên, những mâu thuẫn mà cá nhân lại không thể hiện ra bên ngoài.
2. Cách giải quyết mâu thuẫn trong nhóm
2.1 Ngăn ngừa mâu thuẫn xảy ra
Ngay khi nhóm chưa xảy ra mâu thuẫn, nếu chúng ta xây dựng nên những quy tắc chặt chẽ và áp dụng nghiêm khắc, chúng ta sẽ hạn chế các mâu thuẫn trong nhóm.
- Xây dựng một chính sách, quy đinh nghiêm túc, được viết thành văn bản rõ rằng để điều tiết hành vi của từng thanh viên trong nhóm.
- Xây dựng tiêu chí đánh giá kết quả, thành tích làm việc của từng thanh viên là điều cần thiết. Tuy nhiên, có một số chỉ tiêu cúa từng cá nhân không thể đánh giá tốt bằng một số phương pháp khác. Vì vậy nên uyển chuyển áp dụng.
- Xây dựng các tiêu chí, quy định về phân chia lợi ích, quyền lợj của thành viên.
2.2 Cách giải quyết
Khi xảy ra mâu thuẫn hay sự hiểu lầm xảy ra trong nhóm. Bạn phải tìm ra nguyên nhân tại sao có sự hiểu nhầm này xảy ra và tìm cách giải quyết, khắc phục các nguyên nhân trên. Nếu làm được nhưn vậy, sự hiểu lầm về thông tin hay hoạt động trong nhóm được giải quyết.
Bạn có thể áp dụng các cách sau:
- Tìm hiểu nguyên nhân gây ra sự hiểu lầm.
- Kiểm tra các thông tin, hành động của cá nhân…
- Gặp trực tiếp các thành viên để hỏi tìm nguyên nhân.
- Nhờ người có uy tín hơn tìm hiểu nguyên nhân và tìm cách giải quyết.
- Sắn sàng nhận lỗi nếu bạn là người có lỗi.
X. RA QUYẾT ĐỊNH VÀ KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG NHÓM
- Khi ra quyết định giải quyết một vấn đề nào đó thì chúng ta phải xem xét hêt mọi khía cạnh của nó. Đặc biệt để đạt được sự thống nhât về quyết định trong một nhóm người thì phải khuyến khích mọi người tham gia vào quá trinh ra quyết định .
- Từng người nêu ý kiến hay những điểm lợi và hại của một quyết định dựa trên mục tiêu cần đạt tới.
- Khi đạt đén một sự đồng ý chung nhất định nào đó thì nhà lãnh đạo sẽ chọn quyết đinh đó.
Một số điểm cần nhớ trong quá trình tìm kiếm quyết định chung của mootj nhóm:
- Làm cho mọi người hiểu rằng ai cũng có trách nhiệm đóng góp ý kiến
- Cố gắng thử thực hiện các đề xuất miễn là nó không gây hại gì
- Luôn tôn trọng ý kiên của người khác.
- Luôn nhớ rằng mỗi người đều có một cách nghĩ khác nhau.
Thuận lợi của việc ra quyết đinh tập thể:
- Khối lượng và kiến thức phong phú.
- Nhiều hướng tiếp cận.
- Gia tăng sự nhất trí trong nhóm.
- Gia tăng sự hiểu biết cho nhân viên
Bất lợi:
- Sự nhất trí mang tính hình thức.
- Dễ bị cá nhân thao túng.
- Có thể chệch mục tiêu.
-Chậm về thời gian.
Ghi chú
- Tránh ra quyết định theo kiểu biểu quyết phong trào
- Tránh ra quyết định trong lúc qua gấp
- Động viên thành viên tham gia ra quyết định.
- Quan sát sự đóng góp ý kiến của tất cả thành viên, tránh bỏ sót
- Quan tâm đến những người ít đóng góp ý kiến.
- Cho thời gian, tạo cơ hội cho các thành viên đóng góp ý kiến.
XI. KỸ NĂNG ĐƯA VÀ NHẬN PHÊ BÌNH, ĐÓNG GÓP Ý KIẾN HAY KỸ NĂNG ĐƯA VÀ NHẬN THÔNG TIN PHẢN HÔINAi
1. Đưu ý kiến, đóng góp ý kiến:
Mỗi cá nhân khác nhau sẽ có những biểu hiện khác nhau khi nhận ý kiến đóng góp từ bạn, hay nhận các phê bình từ bạn. Vì vậy, muốn đưa ra ý kiến của mình cho nhóm viên, chúng ta phải khéo léo làm sao không gây phiền phức từ các thành viên còn lại mà họ lại vui vẻ tiếp thu ý kiến của mình. Đó là một nghệ thuật trong giao tiếp.
Các công việc bạn nên làm
- Nên nói cái hay cái tốt, mặt mạnh và ưu điểm của các nhóm viên trước. Sau đó dùng các từ chuyển tiếp như sau: tuy nhiên; nhưng mà; nếu có điều kiện, bạn nên; …
- Chú ý phản ứng và cảm giác của người nhận ý
- Đóng góp ý kiến nhằm giúp người nghe hoàn chỉnh hơn nội dung, hay các kỹ năng vừa trình bày và giúp mình hiểu rõ hơn vấn đề. Không nên đưa ra ý kiến đánh giá và phê bình
- Chỉ tập trung ở các nội dung mà người nghe cần góp ý.
2. Các kỹ năng đưa ý kiến:
- Nói chậm, rõ
- Thể hiện rõ quan điểm chia sẻ, đóng góp với nhóm viên.
- Thể hiện rõ quan điểm lập trường của mình về các vấn đề vừa trình bày.
- Tránh dùng các tiếng lóng, hay các câu nói bóng bẩy, khó hiểu, dễ hiểu lầm.
- Khi đưa ra ý kiến hay phê bình cá nhân nào trong nhóm, bạn đứng trên quan điểm trung lập, không nên thiên vị vì một lý do cá nhân nào đó.
- Thái đọ đưa ý kiến nenen tự nhiên, thân thiện với mục đích giúp các thành viên khác hoàn thiện hơn vấn đề, hay giúp trình bày quan điểm của mình về vấn đề đó.
- Tránh việc đưa ý kiến phê bình với mục đích cá nhân.
3. Kỹ năng nhận ý kiến đóng góp
- Thể hiện sự lắng nghe , tôn trọng ý kiến người nói
- Đặt câu hỏi lại nếu không hiểu rõ người đưa ý kiến
- Tránh giải thích hay biện luận trong khi người đưa ý kiến đang nói
- Chú ý các biểu hiện của hành vi cá nhân khi nhận lời đóng góp ý kiến . Nên tránh các cử chỉ thể hiện sự không hài lòng hay bực tức
- Nên nhìn một cách tự nhiên vào mắt người đưa ý kiến, tránh nhìn ra ngoài thể hiện sự không tập trung hay không tôn trọng người đưa ý kiến
- Thà được những ý kiến tiêu cực từ nhóm khi họp bạn sẽ dễ dành sửa chữa các khuyết điểm của mình . Nó dễ dàng thực hiện và không phải tốn nhiều chi phí hay thời gian để khắc phục những điểm yếu của mình
Ghi chú
- Hỏi lại để làm rõ ý kiến phản hồi
- Đợi đên khi ý kiến của người phản hồi đã đưa ra xong, tóm tắt những ý chính để chắc chắn mình đã hiểu rõ ý kiến của người phản hồi
- Đừng gây khó khăn cho người phản đối bằng các thái độ, phản ứng tiêu cực
- Luôn nhớ rằng ý kiến phản đối chỉ phản ánh nhận thức của người đó chứ chưa phải hoàn toàn và luôn luôn đúng. Hãy sẵn sàng lắng nghe ý kiến phản hồi của người khác đông thời biết bình tỉnh cân nhắc các ý kiến đó
- Cảm ơn người đã cho ý kiên phẩn hồi để khuyến khích người đó những lần sau hay khuyến khích người đó phản hồi.
- Đưa ra ý kiến phản hồi đúng lúc, càng sớm càng tốt
- Ý kiến phản hồi nên tập trung vào 2 đến 3 điều mà thôi, bởi vì con người mỗi lần chỉ tiếp thu được một lượng thông tin nhất định
- Hãy đưa ra những nhận xét cụ thể
- Hãy khen ngợi trước khi chê điều đó
- Hãy cho ý kiến phản hồi mang tinh chát xây dựng. Đừng chỉ trích, mỉa mai người khác.
Âu Thọ B
Hi vọng tài liệu này sẽ có ích cho mọi người!
View more latest threads same category:
- Mẹo cải thiện khả năng giao tiếp của...
- Nghề Đội trưởng
- Tài liệu tập huấn cho Nhóm truyền thông MHX...
- [MIỄN PHÍ] Hội Thảo Những Quyết Định Thay...
- Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả - Cùng...
- Kiến thức HIV/AIDS kỳ 4 - Cuộc thi online...
- Kiến thức HIV/AIDS kỳ 3 - Cuộc thi online...
- Kiến thức HIV/AIDS kỳ 2 - Cuộc thi online...
- Kiến thức HIV/AIDS kỳ 1 - Cuộc thi online...
- Tài liệu sơ cấp cứu
Trả lời kèm Trích dẫn
